Financeiro de agência de mídia: receber do anunciante, pagar o veículo

Agência de mídia tem um financeiro incomum: ela recebe do anunciante e paga o veículo, e a receita dela é a diferença. Isso significa que cada veiculação gera pelo menos dois títulos ligados, e que errar um deles quebra a margem sem quebrar o caixa — o que é pior, porque demora a aparecer.

O título deveria nascer do documento, não de digitação

O caminho comum é: fecha-se a PI num lugar, exporta-se uma planilha, e alguém digita os títulos no sistema financeiro. Cada redigitação é uma chance de o valor sair diferente, de a comissão ser aplicada duas vezes, ou de o vencimento cair no dia errado.

Quando o título nasce da PI, a conta a receber e a conta a pagar já saem com o valor certo e a comissão separada no modo que aquela PI usou. E cada título continua sabendo de qual documento veio — que é o que permite responder "esta cobrança é de qual veiculação?" sem abrir um arquivo.

Baixa parcial: por que um título não pode virar dois

Cliente que paga metade em outubro e metade em novembro é rotina. A gambiarra comum é dividir o título em dois — e a partir daí o valor original desaparece, o histórico do cliente fica com o dobro de cobranças, e a conciliação com a nota fiscal não fecha.

O certo é liquidação parcial: o título continua um, com um saldo, e recebe tantas baixas quantas forem necessárias. Cada baixa com data, valor e conta bancária.

Rateio, centro de custo e plano de contas

Três conceitos que a contabilidade pede e que a planilha não tem:

• Rateio — o mesmo título dividido entre campanhas, praças, clientes ou sócios. Uma nota de produção que serviu três campanhas não pertence a nenhuma delas inteira.
• Centro de custo — a quem o gasto pertence dentro da operação. É o que permite saber se a frente de ativação dá lucro separada da frente de rádio.
• Plano de contas — a classificação contábil de cada lançamento, que é o que faz o relatório conversar com a contabilidade em vez de precisar de tradução.

Quem recebe pela veiculação nem sempre é a rádio

Um detalhe operacional que sempre aparece: a emissora que vai ao ar e a pessoa jurídica que emite a cobrança frequentemente são diferentes — representação comercial, grupo que centraliza o faturamento, ou uma empresa de serviços do mesmo dono.

Por isso o cadastro precisa separar a emissora do favorecido. Sem essa separação, o pagamento vai para o CNPJ errado ou alguém mantém a informação real num bloco de notas.

Nota fiscal: por que ela pertence ao mesmo lugar

Emitir NFS-e num portal separado funciona — até a hora de conciliar. Trinta notas emitidas no portal da prefeitura, trinta títulos no sistema financeiro, e alguém casando os dois à mão pelo valor. Quando dois títulos têm o mesmo valor, a conciliação falha em silêncio.

A nota precisa ficar junto do título que a originou, com número, RPS, XML e PDF guardados. Assim a pergunta "qual nota corresponde a esta veiculação?" tem resposta em um clique, e a resposta serve para o cliente, para a contabilidade e para uma eventual fiscalização.

Como o Rádiomonitor faz

Contas a receber e a pagar geradas a partir da PI, com liquidação parcial, rateio, centro de custo, plano de contas, contas bancárias, fornecedores e favorecidos de emissora separados da rádio. E emissão de NFS-e com número, RPS, XML e PDF guardados junto do título.

Veja a etapa de faturamento na página inicial, ou agende uma demonstração.